تلفن گویا
امروزه رضایت مشتری از خدماتی که دریافت کرده است کافی نیست، باید به مشتری وفادار بود تا مشتری نیز به خدمات وفادار باشد. وفاداری بدان معناست که مشتری بدون هیچ‌گونه تشویقی برای دریافت خدمات جدید برانگیخته و مشتاق باشد و زمانی حس وفاداری شکل می‌گیرد که رابطه مشتری و فروشنده دارای ارزش دو طرفه باشد به گونه‌ای که هر دو سود ببرند. مشتری وفادار نقش تبلیغات زنده را بازی می‌کند، فروشنده را تمجید می‌کند و او را به دیگران پیشنهاد می‌دهد. اما ارائه خدمات مطلوب به تنهایی نمی‌تواند وفادار ماندن مشتری را تضمین کند زیرا قیمت رقابتی و تبلیغات همواره وی را تحت تأثیر قرار می‌دهند. برای وفادار سازی مشتری باید در کنار ارائه خدمت احساسات و علایق وی نیز مورد توجه قرارداد. این توجه و در نظر گرفتن مشتری سبب ترغیب فرد برای توسعه دادن دایره مشتریان شرکت می‌شود و خود را جزئی از شرکت قلمداد می‌کند.
یکی از بزرگ‌ترین عواملی که سبب این امر می‌شود نحوه پاسخگویی و نوع رفتار اپراتور ها به تماس‌های مشتریان است. این رفتار در ذهن مشتری بسیار ماندگار است، این ماندگاری موجب به دست آوردن مشتریان بیشتر و توسعه شرکت و یا حتی از دست دادن مشتریان قدیمی و کوچک شدن حجم فعالیت شرکت می‌شود. مدیر هر شرکت و سازمانی تمایل دارد که کارکنان خود را به گونه‌ای گزینش و انتخاب کنند که بهترین برخورد را با مشتری داشته باشند و به مشتریان حس مهم بودن را القا کند. این القا و اثبات این امر سبب پیمودن راه طولانی جلب رضایت مشتری و مشتری مداری است.
نحوه پاسخگویی به مشتریان
نوع پاسخگویی به تماس‌ها اهمیت بسیار زیادی دارد. هم چنین اپراتورهای به غیر از پاسخگویی به تلفن‌ها باید کارهای دفتری مانند ارسال و دریافت فکس، انتقال مکالمه به واحدهای مختلف شرکت و کارهایی از این قبیل را انجام دهند. انجام این امور در کنار هم موجب فشرده و سنگین شدن کار این افراد می‌شود و بدون شک به مرور زمان و با افزایش حجم فعالیت در نوع پاسخگویی این افراد تأثیر مستقیم ایجاد می‌کند و از کیفیت کار آنان می‌کاهد.
برای بهبود این روند و جلوگیری از دست دادن مشتری چه باید کرد؟
به دست آوردن مشتری همواره راهی سخت است و مشتری هیچ‌وقت آسان به دست نمی‌آید اما گامی مهم تر از به دست آوردن مشتری وجود دارد که به آن نگه‌داشتن و وفادار ساختن مشتری گفته می‌شود. مدیران همواره به این موضوع می‌اندیشند که برای جلوگیری و پیشگیری از، از دست دادن مشتری چه باید کرد؟
برای پاسخ به این سؤال دو موضوع سریعاً به ذهن خطور می‌کند که بی‌شک باید این دو اهرم و یا حربه را به کاربرد تا مشتری را پایبند به شرکت و سازمان ساخت
پاسخگویی مناسب
ارائه خدمات در خور شرکت
این دو مورد بدون استثنا سبب جلب رضایت تماس‌گیرنده می‌شود. حال برای پاسخگویی به تماس‌های باید به دنبال راه‌حلی گشت که بتواند نیازهای مجموعه را برطرف کند. از جمله نیازهای هر مجموعه می‌توان به موارد زیر اشاره داشت:
سیستمی که بتواند تماس‌های دریافتی را مدیریت و متناسب با نوع هر تماس آن را توزیع و پخش کند.
سیستمی که بتواند با مدیریت منابع انسانی سبب کاهش کادر دفتری اضافه شود.
سیستمی که بتواند به صورت اتوماتیک فکس و نامه‌های مکتوب را دریافت کند.
سیستمی که با تنظیم شیفت های کاری تماس‌های ورودی را به داخلی‌هایی خاص ارتباط دهد.
تحلیل و بررسی نیازهای سیستم مورد نظر
تماس‌هایی که با شرکت برقرار می‌شود از ارزش زیادی برخوردار هستند به دلیل اهمیت بالای این تماس‌ها باید از سیستمی استفاده نمود که با مکانیزه کردن تماس‌ها بتواند از کار افراد دفتری بکاهد و یا با حذف کادر دفتری اضافه به کاهش هزینه‌های شرکت کمک کند.
مدیریت تماس‌ها و شناخت و تفکیک هر تماس
در هر مجموعه‌ای واحدها و بخش‌هایی مختلف وجود دارد که این واحدها هر کدام کار مخصوص به خود را انجام می‌دهد و تماس‌گیرندگان خاص خود را دارند، هر فردی که با شرکت تماس می‌گیرد برای ارتباط با واحدی خاص است. در حالت سنتی و ابتدایی باید همواره فردی پاسخ گوی تماس‌ها باشد که فرد را به واحد مربوطه ارتباط دهد اما می‌توان برای جایگزین از سیستم و یا سرویسی استفاده نمود که با راهنمایی صوتی، تماس‌گیرنده را به واحد مورد نظر متصل کند. استفاده از این سرویس به کاربران کمک می‌کند تا در هنگام برقراری تماس با کمک گرفتن از منشی گویا به واحد مورد نظر به راحتی متصل شوند.
تلفن گویا
در هر موسسه چگونگی ارائه خدمات به مراجعین و داشتن سیستم‌های پاسخگویی به مشتریان، یکی از مهم‌ترین عوامل رضایت مشتریان و در نتیجه سودآوری و پیشرفت موسسه است. با توجه به گسترش خدمات تلفنی و استفاده آسان از تلفن برای عموم مردم، ارتباط تلفنی شاید اولین و مهم‌ترین راه ارتباط مردم با سازمان باشد. از این رو داشتن بخش روابط عمومی و پاسخگویی به مراجعین یکی از اساسی‌ترین نیازهای هر سازمان است و در بسیاری از مواقع نیروی انسانی بسیاری را درگیر می‌نماید. به همین دلیل سیستم‌هایی تحت عنوان تلفن گویا وارد بازار شدند که این سیستم‌ها ابزاری برای ارتباط مستقیم و دریافت اطلاعات از یک مرکز اطلاع‌رسانی می‌باشند که با تجهیز سازمان به تلفن گویا، ارباب‌رجوع بدون نیاز به داشتن تخصص خاص، با در اختیار داشتن یک خط تلفن معمولی با این سیستم تماس گرفته و می‌توانند اطلاعات لازم خود را که قبلاً در این سیستم برای آن‌ها فراهم گردیده به صورت صوتی دریافت کنند. این سیستم‌ها می‌توانند جایگزین نیروی انسانی در اطلاع‌رسانی به ارباب‌رجوع شوند. استفاده از سیستم تلفن گویا علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه نیرو، همچنین می‌تواند به طور چشمگیری زمان پاسخگویی پرسنل به سؤالات تکراری و عمومی را نیز کاهش دهد. هم چنین امکان ارتباط تماس به واحدهای مختلف سازمان نیز از بزرگ‌ترین امکانات این سرویس است.
مزایای استفاده از تلفن گویا
* دریافت اتوماتیک فکس
* مدیریت و کنترل تماس‌ها
* کم کردن کار اپراتور ها
* مدیریت منابع انسانی
* قابل تنظیم شیفت کاری و دریافت تماس‌ها
* جوابگویی شبانه‌روزی به تماس‌ها
* مکانیزه کردن جوابگویی
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.